結婚式の2次会は、挙式や披露宴に比べて準備を後回しにしてしまうことが多いようです。また、新郎新婦とは別に幹事をお願いしたとしても、その方もお仕事の傍らの準備になってしまい、なかなか2次会の内容が決まらないことがあるかもしれません。
結婚式2次会の準備はスタートが肝心です。焦って不備が出ることのないように、スケジュールに余裕を持って進めていくことをおすすめします。
そこで、ここでは結婚式2次会の準備で忘れずに行うことをご紹介させていただきます。
2次会当日の4～5か月前
日程を決める
具体的な日時を決めるところからスタートです。まず、結婚式や披露宴と同じ日に行うのか、それとも別の日に行うのかを決めましょう。
幹事を決める
2次会を誰に手伝ってもらうのかを決めます。親しい友人にお願いするのが一般的ですが、信頼できる人を選ぶことが最も大切です。特に、お金の管理を任せる会計担当は、責任感のある人が適任です。最近は幹事代行を専門で行っている企業もあるため、そういったサービスを利用するのも一つの方法です。
役割を決める
幹事が決まったら、新郎新婦と幹事それぞれの役割分担を行いましょう。打ち合わせは直接会って行うのが理想的です。役割を曖昧にするとトラブルの原因になってしまうかもしれません。
ゲストを決める
実際の出欠は考えずに、招待したいゲストをあらかじめリストアップしておきましょう。
会場のキャパシティや会費の目安を付ける際に大変役立ちます。
会場をリサーチする
大まかな人数や予算が決定したら、会場を探しましょう。2次会のスタイルや演出などの希望があれば、希望に適した会場の情報を集めていきます。スクリーンや音響、照明などの設備も忘れずにチェックしましょう。
2次会当日の3～4か月前
会費を決める
2次会を会費制にする場合、招待状に金額を記載する必要があるため早いうちに会費を決めておきましょう。会場や飲食、演出・レクリエーションやギフトにかかる費用を総合的に算出し、その数値をゲストの人数で割った金額を会費とするのが基本です。会費の目安は、男性7000～8000円、女性6000～7000円というのが相場です。
会場の下見＆決定
候補に挙がっている会場の下見は欠かせません。必ず実際に足を運び、雰囲気やスタッフの対応などを確認しましょう。人気の高い会場は予約が埋まってしまう可能性もあるため、早めに決定することをおすすめします。
2次会当日の1～2か月前
招待状の送付、出欠の確認
招待状を作成し、ゲストへ送付します。招待状を送る作業は個人情報の関係もあるため、新郎新婦が行うのが基本です。結婚式にも招待するゲストであれば結婚式の招待状に2次会の招待状を同封しても問題ありません。近年、招待状をメールで送信するケースも増えています。
演出、レクリエーションを決める
特別な演出を行う場合、幹事や会場スタッフとの念入りな打ち合わせが欠かせません。プログラムを作っておくことも忘れずに。
また、司会をお願いする場合は一名で進行してもらうようにしましょう。司会は友人に依頼する場合とプロに依頼する場合があります。
2次会当日の3～4日前
会場に連絡をする
2次会を行う会場に連絡をし、最終チェックを行いましょう。ゲストの人数を伝えるだけでなく、予約内容の確認、音響照明など使用する設備の確認も行うことをおすすめします。
備品、お釣りの用意をする
備品は予め必要なものをリストアップしておくと確認が楽になります。購入後、不足がないかチェックしましょう。受付で必要なお釣りの用意も忘れずに。
2次会当日
会場には先に到着
幹事は他の人よりも先に会場入りし、スタッフに挨拶をしておきましょう。
受付での役割分担
ゲストがやってくる前に、誰が会費を集めるのか、誰が名簿をチェックするのか、誰が席を案内するのか、などを決めておくとスムーズです。
結婚式2次会は、当日よりも準備段階の方が忙しいといってもいいくらいです。準備次第で2次会が成功するかどうかを決めると言っても良いでしょう。
幹事と新郎新婦がしっかりと連携して、不備が出ないように注意が必要です。
また、会場への挨拶や精算など、2次会が終了した後も最後まで気を抜かないようにしましょう。
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