楽しいクラス会にするためには幹事による事前の準備が欠かせません。
しかし、幹事に指名された方は楽しみだけでなく、いろいろと心配事が増えるでしょう。特に、初めて幹事をすることになった人は、何から手を付ければいいのか悩んでしまいます。
そこで、今回はクラス会の幹事になった人が気を付けるべきポイントを挙げていきたいと思います。
クラス会を企画する時のポイント
幹事は複数いると確実！
クラス会の幹事を任されたからといってすべての責務を一人で抱え込む必要はありません。サポートしてくれる人がいるとスムーズに準備を進められます。
幹事になった人はまずサポートしてくれる元クラスメイトを探しましょう。人脈のある人や、当時みんなの中心的存在だった人にお願いするのが理想的ですが、お金の管理が発生するため責任感があるかどうかも重要です。
卒業後も交流のある人がサポートしてくれると、連絡を密に取りやすくなります。
はじめから、幹事は一人でなく何人かで行うという考え方をしておけば、精神的にも楽ですよね。
人数が集まりやすい日時・会場を選定する
せっかくクラス会を企画しても、人数が集まらなくては元も子もありません。より多くの人が参加できる日時を考える必要があります。仕事や家庭の事情がありますから、それらを踏まえると、やはり金曜日の夜や土日などが比較的都合がつきやすいでしょう。遠方からの参加者が見込まれる場合、帰省シーズンに行うケースも多いようです。
また、恩師を招く場合はその方が参加できるかどうかも重要な判断材料の一つです。
会場選びはクラス会の成功を大きく左右するポイントです。先に会のコンセプトや企画をある程度考えておいた方が、イメージに合った会場を探しやすいでしょう。また、駅からのアクセスなど参加者に配慮した会場選びも重要ですね。
日時と会場は遅くとも3～4か月前には決めておきたいところです。
クラス会全体の予算を確認しておく
日時と会場が決まったら、会費をいくらにするか決めましょう。その時、会場費と飲食代だけで決めてしまうのではなく、恩師へのプレゼントや備品代、音響照明など演出にかかる設備費、記念写真の撮影代金など、総合的にかかる費用を想定することが大切です。キャンセルが出ることも予め考えておきましょう。
会費が余った場合は2次会や次回のクラス会に回すことができますが、足りない場合は幹事が負担することになるので、余裕を持った会費設定にすることをおすすめします。予算を抑えるためにも、案内状は手紙ではなくメールやSNSを利用するのが主流となりつつあります。
クラス会に招待する時のポイント
住所録やリストがあると便利
案内状を郵送する場合には住所録を作っておくと便利です。また、メールを利用する場合でも、招待するクラスメイトに漏れがないようリストを作成した方が無難です。あとから「私だけ招待されなかった……」なんてことになったら、お互いに気まずい思いをしてしまいます。
案内状には必要事項+参加したくなる文章を！
クラス会当日の2～3か月前には案内状を送るようにしましょう。案内状に記載されている情報が多ければ多いほど、招待された側が参加しやすくなります。日時や会場、会費はもちろんのこと、クラス会のコンセプトや当日行う企画などを記載しておくと、「面白そう」と思ってもらえるかもしれません。もちろん、幹事の氏名や連絡先も忘れずに記載しましょう。
また、参加可否の返信期限を設けておくと出欠の確認を取りやすくなります。返信期限は当日の1か月前を目安に設定しておきましょう。
クラス会の当日のポイント
会費は先に集める
会費はクラス会が始まる前に集めましょう。楽しい場なのにお金の話で揉めたくないですよね。お酒の場ではお酒を飲む前に会費を集めると確実です。また、恩師からは会費を受け取らないのがマナーとされています。
お礼状や記念写真の送付を忘れずに！
クラス会が無事に終わっても、幹事の仕事は残っています。恩師が参加してくれた場合、お礼状を出すことを忘れないでください。また、クラス会で撮影した記念写真を参加者に送付しましょう。こちらも、メールやSNSを利用するケースが増えているようです。
クラス会を成功させるためには幹事の活躍が欠かせません。
以上のようなポイントを参考にして、是非楽しいクラス会にしてください！
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