新年会や忘年会など、会社で宴会を行う機会は一年を通して複数回訪れます。会社の宴会は大人数で行うものですから、幹事は責任重大です。特に、若い社員は何の前ぶれもなく突然上司から指名されることもあります。
いざというときに失敗のないよう、今まで一度も幹事をやったことがない人は、入念な準備を心がけましょう。
ここでは宴会幹事になったときに気をつける3つのポイントとそれぞれの注意点をご紹介します。
ポイント1「日時」
日時決定の際は目上の人・主賓を優先する
宴会日時は、初めから一つの日にちを指定するのではなく、候補となる日時をいくつか挙げ、社内の連絡網などで誰がどの日に都合がつくかを把握します。
より多くの参加者が見込める日が理想的ですが、それよりも優先すべきは、社長や部長など、目上の人が参加できる日であることです。
ただし、歓迎会や送別会の時などは、主賓に合わせるのが基本です。
曜日や給料日、多忙期などを考慮する
一般的に、宴会は金曜日がもっとも人を集めやすいといわれています。逆に休み明けの月曜日は嫌がる人が多いでしょう。また、月末や月初めなどの多忙期、給料日前などはできるだけ避けましょう。
当日の最終連絡も忘れずに！
事前に詳細を通知していても、念のため当日に最終連絡を行いましょう。連絡網やメールなどで、開始時間・会場の名前と所在地、アクセス方法・幹事の連絡先などを伝えます。
ポイント2「会場」
会場は早めの予約が肝心
宴会シーズンの12月や３月・４月は、人気のお店はあっというまに予約で埋まってしまいます。日時を決めたらなるべく早く店の予約をしましょう。
人数によっては予約を断られる場合もあるため、事前に参加人数をしっかりと把握しておくことも大切です。
参加者の性別、年代が会場選びの目安
雰囲気や出される料理は、お店によって違います。席一つとっても、テーブル席やお座敷、掘りごたつなど様々です。
会社の宴会では、個室があってお酒の種類が豊富なお店が好まれます。
年齢層や男女の比率が雰囲気や料理を決める際の目安になります。
また、目上の人や主賓の好き嫌いやアレルギーを把握しておくと喜ばれる宴会になるでしょう。
会場の下見は必須！
候補に挙がったお店に一度足を運んでみましょう。スタッフの接客や設備などは、実際に目で確かめると確実です。雰囲気を見るだけでなく、トイレの個数や企画に必要な音響照明が揃っているかなどもチェックポイントに入ります。また、実際に料理を食べてみるのもおすすめです。
どうしても時間がない場合はインターネットの口コミを参考にするのも一つの方法です。
ポイント3「当日」
幹事は早めに入店しよう！
お釣りの用意や進行の確認など、幹事は当日も大忙しです。参加者よりも前に入店するようにしましょう。開始時間の20～30分前には到着していたいですね。これを実現させるためには、当日の仕事を普段より早く終わらせる必要があります。そのため、2～3日前から仕事のペースを上げなければならないということです。
また、参加者が全員揃わなくとも開始時間は厳守しましょう。
会費は開始前に徴収
受付で会費を徴収するのがベターです。事前に参加者リストを作成しておき、参加確認と費用徴収のチェックボックスに印を入れていくといいでしょう。幹事が一人で受付を行うのは大変なので、誰かに手伝ってもらうとスムーズです。参加者が大人数になる場合は会社で徴収するという方法もあります。
座る位置にも気を遣おう
宴会が始まってからも、幹事の仕事は尽きません。まず、宴会で座る位置にはマナーがあります。目上の人は、位の高い順から上座(入口から遠い座席)に案内します。逆に、新入社員や幹事自身は下座(入口から近い座席)に座るのが基本です。また、宴会の途中で体調が悪そうな人がいれば介抱する必要がありますし、店員さんにお酒の追加注文なども行います。
宴会幹事は事前の準備から当日の進行まで、任される仕事が大変多いため、「自分には荷が重いな……」と感じてしまうかもしれません。
幹事を引き受けたらあまり悩まないことが肝心です。一人で抱え込まず、信頼できる上司や仲間に相談してみるのもいいでしょう。
今回ご紹介したいくつかのポイントを参考に、是非盛り上がる宴会にしてくださいね！
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